ビジネスフォン(ビジネスホン)の基礎知識

ビジネスフォン(ビジネスホン)の必要性

「ビジネスフォン(ビジネスホン)」を選びについて、何を考え導入すればよいか、そもそもビジネスフォン(ビジネスホン)とは何なのか、分からない方が多いと思います。
会社だからと言って全ての企業がビジネスフォン(ビジネスホン)が必要とは限りません。
ビジネスフォン(ビジネスホン)と聞くと難しそう、大掛かりな工事をイメージしてしまう方もいるのではないでしょうか。
しかし、ビジネスフォン(ビジネスホン)も電話機です。家庭用電話機が業務用電話機に変わり、システム的に出来る機能が増えるのが特徴です。
そこで、ビジネスフォン(ビジネスホン)の購入を検討するときの知識をお伝えします。



ビジネスフォン(ビジネスホン)とは

基礎知識としてビジネスフォン(ビジネスホン)は、まず「業務用の電話機」ということを理解しておきましょう。
ビジネスフォン(ビジネスホン)とは、「同時に複数電話機を使用し、同じ電話番号で発信と着信が出来る」電話システムです。
この電話システムの大元になるのが主装置になります
主装置は通信会社が提供する電話回線を収容し、そこから電話機へ接続するシステムです



ビジネスフォン(ビジネスホン)の法的耐用年数

ビジネスフォン(ビジネスホン)はどれくらい使用することが出来るか、「新品で購入してから」法的耐用年数は6年です
法的耐用年数とは機器の減価償却資産の法定上、使用可能とする御見積り期間になります。要は購入したビジネスフォン(ビジネスホン)の耐久年数を決めることが
難しく減価償却資産を耐用年数として定めております。
では実際、ビジネスフォン(ビジネスホン)の寿命はどうなのか?利用頻度にもよって異なりますが約10~15年となります。また、15年以上使用しているビジネスフォン(ビジネスホン)も見ますのでその限りでは無いのが現状です。



ビジネスフォン(ビジネスホン)の主装置

主装置とはビジネスフォン(ビジネスホン)電話回線を収容し、そこから全ての電話機を接続する心臓部分になります
その主装置に搭載する部品をご紹介します
・外線ユニット:電話を発着信させる電話回線を収容するユニットです
電話回線の種別はひかり電話・ISDN回線・アナログ回線になり、それぞれユニットの種類が変わります
たとえば、ひかり電話を収容するにはひかり電話専用のユニット・ISDNはBRIのユニットです
・内線ユニット:電話機へ接続するユニットになります
ビジネスフォン(ビジネスホン)の大きな特徴として内線電話が使用でき必要に応じて外線が入った後に、
「保留」そして「内線転送」、通話をしたい担当者へ「どこの誰から外線何番に電話が入っている」などの用件を伝えその担当者がご自身の電話機から外線通話をする事が出来ます。
また、社内で内線通話をした場合にも大きな声や離席し、移動しなくても内線通話が可能になるので非常に便利な機能です。
内線ユニットには最大接続可能台数が決まっており、例として「10内線ユニット」があれば電話機を10台分接続ができる意味になります
・単体電話機ユニット:複合機(FAX)や受付電話機などの内線電話ではない、独立した電話機を接続するユニットになります
たとえばひかり電話をビジネスフォン(ビジネスホン)へ収容する場合NTTのONUから一旦主装置へ入り、そこからこのFAX番号は単体電話ユニットを経由して複合機へ接続させる形になります。
また、ビジネスフォン(ビジネスホン)と受付電話機を連動させていれば来客時にわざわざ、入口に出向かなくても来客者が受話器を上げるだけで社内の指定したビジネスフォンが鳴りますので内線通話でき来客対応が可能です。
・ドアホンユニット:ビジネスフォン(ビジネスホン)とドアホンを連動するユニットになります。
ドアホンを押して呼び出すとビジネスフォン(ビジネスホン)の電話機がなり、ドアホンと通話ができるシステムであり、呼び出す電話機は全ての電話機も可能ですが「内線番号の何番だけ鳴らす」なども主装置の設定で行う事ができます。
次に主装置の大きさをご説明します
大きさと言っても、サイズが大きいから万能でなく、「収容可能な回線数」「収容可能な電話機の台数」です
実はビジネスフォン(ビジネスホン)選びで1番大事な部分と言っても過言ではないでしょう。
この主装置は何回線・何台収容できるかでクラス分けしている場合と、主装置の架を増設することにより収容を増やすことができる物があります
前者からですとNTTのビジネスフォン(ビジネスホン)はS・M・Lと3つのクラス分けがさてれいます。
Sクラスで外線4回線・電話機10台、Mクラスで外線12回線・電話機30台になり、折角購入したビジネスフォン(ビジネスホン)が人数が増え、電話機を増設したいと思っても主装置の許容範囲を超えてしまうと
再度、ビジネスフォン(ビジネスホン)を購入しなければなりません。
したがって、現在のオフィスでは社員が増えても何人だからSクラスで大丈夫など、会社の将来性を見据えてビジネスフォン(ビジネスホン)を選びます。
後者の場合、NECの主装置は架を継ぎ足して収容できる容量を増やすことができます。
上限はありますが、電話回線や電話機を増やしたいが主装置にユニットが入らない場合でも架を増やせば、空きスロットができて増設が可能になります
NTTとNECで比較をしましたがメーカーにより主装置のクラス分けは異なりますので購入前に将来性も考え検討をしましょう。



ビジネスフォン(ビジネスホン)電話機の種類

ビジネスフォン(ビジネスホン)に接続する電話機の種類は次の通りです
多機能電話機・デジタルコードレス・カールコードレス・DECTコードレス
多機能電話機は家庭用電話機と比較し、外線ボタンの数が多いことや発信・応答・保留・転送・メニューボタンがあります
特にボタン数に関しては12や24ボタンが多く、このボタンより複数の人数で同じ電話番号で発信が可能となります
また、リダイヤルボタンや着信履歴・短縮ボタンもあり、スムーズに電話操作ができる使用となっているのが大きな特徴です。
デジタルコードレスは、主装置とアンテナを接続して持ち運びが可能な電話機です。
デジタル信号で通信してますので理論値として障害物を通さない状況で100m先まで通話が可能です。
ただし、デジタルコードレスは多機能電話機と比較して、「ボタン数が少なく」6や8ボタンとなり、どのボタンでどの電話番号を発信・着信させるか計画的に設定が必要となります。
カールコードレスは電話機の本体と、受話器を繋ぐコードが無く持ち運びが可能な電話機になります
本体と電話機を繋ぐ電波としてはBluetoothの通信規格を使っている場合が多いです
DECTコードレス、DECTは略語であり正式名称は「Digital Enhanced Cordless Telecommunicat」です
通常のコードレス電話機では2.4GHz帯を使っており、この2.4GHz帯は無線LANや電子レンジなど多くの製品に使用されて入る為、「非常に混雑しノイズが乗る」事が多いです。
それに比べてDECTコードレスでは1.9GHz帯を使用している為、混雑無く音質もきれいに聞こえます。



ビジネスフォン(ビジネスホン)で受付電話機を使う場合

ビジネスフォン(ビジネスホン)は受付電話機と連動することが可能です
来客時にわざわざ、入口に出向かなくても来客者が受付電話機の受話器を上げるだけで指定した社内のビジネスフォン(ビジネスホン)が鳴りますので来客者と内線通話が出来ます。
受付に設置する電話機は多機能電話機でも接続が出来ますが、デザインを重視するのであれば有名なメーカーとしてJacob Jensen(ヤコブ・イェンセン)などがあります
デザイン電話機は多機能電話機と比較し、ファンクションキーが無くダイヤルボタンだけの電話機になります。
受付では不特定多数の方が来客されるので、受付電話機からは「外線発信が出来ないように発信規制」を掛けて設置するのが通常です



ビジネスフォン(ビジネスホン)でFAX回線を使う場合

電話回線とFAX回線を別々に使用すれば、ビジネスフォン(ビジネスホン)へ通話用の電話回線を収容し、FAX用にFAX回線を接続する事により個別に使い分けができます。
果たして、個別に回線を用意することがベストなのでしょうか?昨今は通話料が安いひかり電話の普及によりビジネスフォン(ビジネスホン)でもひかり電話をする事が多いです
仕組みはONUと呼ばれる、「光回線終端装置」ビジネスフォン(ビジネスホン)の主装置へ直接収容します。ひかり電話はインターネット回線を使用し通話が可能となりますので、
「ONU」から「主装置」へ入る事により、「電話番号の全てが主装置に入る」形になります。したがって、一旦主装置に入った電話回線をFAX専用のユニットからFAX機械へ出してあげる形です。
コスト面でもメリットがあります。例として、ひかり電話で2番号と5チャンネルの契約だとします。番号は電話番号用とFAX番号用で2つです。
5チャンネルですから5人同時に通話することができますが、FAXの送受信を行っている場合は1チャンネルFAXで使用しますので、同時通話数が4チャンネルとなります。一般的に電話は常時使用することが多いですが
FAXはさほど多くないはずです。FAXの送受信時のみ1チャンネル塞がってしまいますが、FAX回線を個別にアナログ回線などで使用するより月額基本使用料のコスト削減になります
これが、ビジネスフォン(ビジネスホン)へFAX収容する最大のメリットになります



ビジネスフォン(ビジネスホン)で留守番電話を使う場合

業務用の留守番電話は、不在時や就業時間外にガイダンスを流して伝言をお預かりするシステムです。家庭用電話機の留守番電話と異なる点は、「録音時間が長い」、「録音件数が多い」事になります。
また、企業となれば年末年始や祝祭日、夏季休暇などがあり長期休業することもあるので留守番電話を導入しておくと便利でしょう。
ビジネスフォン(ビジネスホン)で留守番電話を設定する場合は、3パターンあります
1.特定の多機能電話機を留守番電話機能がついている電話機を導入する。
2.ビジネスフォン(ビジネスホン)主装置へ留守番電話ユニットを入れて、どの電話機からでも留守番電話機の開始・解除・再生・削除を行える方法。
3.外部接続で留守番電話装置を接続して、その機器からセット・再生等を行う方法。
ビジネスフォン(ビジネスホン)で留守番電話を導入する場合のポイントとしては、1つの機器で留守番電話を管理するか、複数の電話機で設定できるかにより導入機器やユニットが変わります。



新品と中古ビジネスフォン(ビジネスホン)の選び方

「ビジネスフォン(ビジネスホン)を購入するにあたり、新品と中古で迷われる方が多いと思います。
そこで新品と中古がどちらがお得に購入できるか、そしてどちらがメリットが高いかご説明をします。

1.購入予算
ビジネスフォン(ビジネスホン)を購入する予算を出してみましょう。
当然ですが、この商品限らず誰でも「新品」が良いと思うでしょう。ただ、電話機を購入するにあたっての会社の予算があります。
新品でも予算に応じて、購入できる機器もあれば、中古で少しランクを落とした新古品などもあります。
また、販売店によってビジネスフォン(ビジネスホン)の値引率も異なるので、まずは予算を決定させ問い合わせるのが良いでしょう。

2.新品・中古のメリット
新品ビジネスフォン(ビジネスホン)のメリット
・最新機種であり、電話機の性能も現在の市場と合ったものである
・誰も使用していないので綺麗である
・メーカー保証が1年間ある
・法定耐用年数が6年であり、メーカーの部品保有期限も長い
・最新の電話回線に対応したユニットがある
・リース契約で購入できる
デメリットとしては、機器代金が高い位でメリットのほうが多いです

中古ビジネスフォン(ビジネスホン)のメッリット
・新品と比較し、およそ3~5分の1の金額で購入が可能
正直なところ金額以外で新品に勝る部分はないですが、もう1つだけメリットを伝えるのであれば現在使用中のビジネスフォン(ビジネスホン)を増設したり
電話回線を増やす為に外線ユニットを入れる場合、新品では部品保有期限が終了しており、新品で購入できない場合市場に出回っている中古品が役立ちます。
中古のデメリット
・最新機種でない為、機能が劣る部分がある
・クリーニングはしているが、細かな傷や使用感がある
・メーカー保証がなく、販売店の期間限定保証となる
・最新の電話回線に対応していない場合もある
・リース契約での購入ができない

これが新品・中古ビジネスフォン(ビジネスホン)の比較になります
冒頭でお伝えした通り新品と中古の選択としては、「予算決め」が重要になります



ビジネスフォン(ビジネスホン)導入の流れ

ビジネスフォン(ビジネスホン)を導入するまでの流れをご説明します

①必要な電話機の台数や、何人同時通話をしたいかなど、相談します

②ヒアリング結果を元に、御見積りを作成

③現地調査が必要な場合は訪問します

④工事日の決定

⑤ビジネスフォン(ビジネスホン)設置

打合せの際に、社員数が増える見込みや電話回線数が不足しないように要望や計画を十分に伝えてビジネスフォン(ビジネスホン)を選ぶことが重要になります。
また、新規でオフィスを作る場合や、オフィスを移転する場合などは電話回線の手続きも含みます。この場合、電話回線とインターネット回線の新規取得や移転手続きに
3~4週間掛かりますので早めの申請をお勧めします。



まとめ

ビジネスフォン(ビジネスホン)の基本から導入までの流れをご説明しました。
ビジネスフォン(ビジネスホン)を設置することにより、電話機で出来る機能や利便性を十分に生かしオフィスに合ったビジネスフォン(ビジネスホン)を検討してください。