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ビジネスフォンの現状構成が多機能電話機(卓上電話機)だけで、持ち運びに優れたコードレスもあったほうが便利と感じたことはありませんか?
しかし、コードレスを導入するとなれば、CSユニットの追加・CS(アンテナ)の増設工事やコードレス設定など、時間も費用も多くかかってきます
ここでは「コードレスを簡単且つ低コストで導入」できる唯一の方法を解説します
・CSユニット
CS(アンテナ)を接続するユニットです
・CS(アンテナ)
コードレスへ電波を飛ばすアンテナです
・コードレス
持ち運び可能な電話機です
・電話工事(派遣工事)
CSユニットから、CS(アンテナ)まで配線し、設置・設定を行い、コードレスの設定を行います
いかがでしょうか?機器購入はCSユニット・CS・コードレスの3つ、そして電話工事担当者が訪問し、電話工事を行います
これらの総額はメーカーや機器・電話工事業者のよって異なりますが結構費用が掛かってきます
ビジネスフォンコードレスを「簡単且つ低コストで導入」できる唯一の方法があります
これは「カールコードレス」を導入する事です
カールコードレスとは、外観は通常の多機能電話機(卓上電話機)ですが、電話機本体と受話器を結ぶ、くるくるコードが無く、受話器本体が持ち運び可能となります
電話機と受話器はBluetoothの規格を使ってる事が多く広範囲に電波が届き通話品質もクリアです
現在、ご利用中の多機能電話機(卓上電話機)を、「カールコードレスを差替えるだけ」で簡単にコードレス化ができます
差替え方法は、多機能電話機(卓上電話機)の裏側に差さっている電話線をカールコードレスへ繋ぎ直すだけなので、機器さえ購入すればご自身で交換可能です
(※NTTビジネスフォンは設定が必要な場合があります)
これで、「電話工事不要・機器はカールコードレスだけ購入し約10秒でコードレスへ変更できる方法」です
簡単に低コストで導入できるカールコードレスですが1つだけ注意事項があります
カールコードレス受話器をみると、耳にあて音声が聞こえる受話口と、話をする送話口があります
これは通常の多機能電話機と同じ仕組みですが、その他に外線ボタン・転送・保留・内線・フック・電話機ON/OFF・十字キー・ダイヤルボタンがあります
これら機能は、カールコードレス受話器だけでコードレスの役割を果たしており、外線内線通話や短縮の呼び出しなどができます
注意点は外線ボタンです。カールコードレス電話機本体は24ボタンになってますが、受話器は8ボタンしかありません
例えば、24ボタンをフルに外線を割り付けて使っている場合、受話器は8ボタンしかないので機能しません
この場合、カールコードレス受話器の8ボタンは個別に設定ができるので、1-8までコードレスとして使う電話番号を設定します
設定には工事担当者の訪問が必要です
ただし、発信番号は何でも良い・内線通話だけ使えれば良い、短縮ダイヤルから発信できれば良い、着信が取れれば良い、などの場合は設定不要でご利用可能です
逆に1-4のボタンしか使ってなければ、受話器側の8ボタンで用が足りる為、問題なく運用ができます
これだけ簡単にコードレス化できると何かデメリットは無いのかと思われる方もいるでしょう
ビジネスフォン カールコードレスのメリットとデメリットを説明します
メリット:通常の多機能電話機(卓上電話機)のような使い勝手であり、更に持ち運びができる優れもの
Bluetoothの通信技術採用で電波も広範囲に届き、音質もきれいです
デメリット:多機能電話機よりも機器代金が高くなります
また、デジタルコードレスと比較すると、カールコードレスは電話機の受話器と同じサイズなので少々大き目です
スーツのポケットに入りますが、嵩張ります
ビジネスフォンの新設や入替を検討しているが主装置のサイズが分からず、予定の置き場へ設置できるか不安な方もいるでしょう
ここでは、ビジネスフォン主要メーカーNTT・SAXA・NECのビジネスフォン主装置サイズを解説します
ビジネスフォン主装置の形状はメーカーによって異なります。従ってサイズも大幅に違います
オフィス新設の際には、図面上から机位の位置や、会議室、複合機の位置などレイアウトを決定しますが、ビジネスフォン主装置の位置を確定させても正確な寸法が分かってないと入らないことがあります
これでは、工事当日に折角決めたレイアウトが台無しになってしまい、急遽他の什器等の配置換えが余儀なくされる事もあります
更に、ビジネスフォン主装置には内線ユニットが実装され、この内線ユニットから各電話機へ何本もの電話線が出ますので、メーカー既定のサイズより大きく場所を取らなくてはなりません
設計当初からビジネスフォン主装置のサイズを把握して、計画する事をおすすめします
NTTビジネスフォン主装置のサイズです(寸法 :W×D×H/約mm)
NTTαZX type S 主装置:388×307×140
NTTαZX type M 主装置:444×307×140
NTTαZX type L 主装置:380×312×432(増設架380×312×282 ※主装置の上に足していきます)
SAXAビジネスフォン主装置のサイズです(寸法 :W×D×H/約mm)
SAXA Platia3(Ⅲ)Std:385×166×326
SAXA Platia3(Ⅲ)Pro:430×200×409
SAXA Platia3(Ⅲ)Ult:430×409×200
NECビジネスフォン主装置のサイズです(寸法 :W×D×H/約mm)
NEC AspireWX plus 基本モジュール:369×116×215
NEC AspireWX plus 基本モジュール+拡張モジュール:369×116×430
NEC AspireWX plus 19インチモジュール:430×409×88
ビジネスフォン主装置は、壁面に設置する事も可能です。この場合は主装置本体を壁に掛ける「壁掛けユニット」が必要です
壁掛けにするメリットは、床に主装置を置く場所が無い場合や、手の届く場所に主装置を置きたくない場合に役立ちます
主装置本体の重量がある為、しっかりした壁面への設置が必要です
主装置を壁掛けするケース
①工場や倉庫などで、主装置が床置きになっていると作業の邪魔になる
②保育園や幼稚園など、園児の手の届かない場所に設置する
③床置きのスペースがなく、壁面へ設置
ビジネスフォン主装置を壁掛けにしても、「結局配線は床を通します」ので、主装置と床の間は配線が露出されます
むき出しの状態だと、何らかの形で断線や、配線を引っかける可能性があるので大きめのワゴンモールやダクトモールなどで保護します
今でもINSネット64(ISDN回線)・アナログ回線をビジネスフォンで使っている企業は多く見られます
NTT東日本・西日本では、が2024年1月1日からメタル回線をIP網移行し、現状の距離や時間帯に応じた通話料金から、固定電話同士ならば一律3分 9.35円へすることを発表しました
NTTがIP網へ移行した際に、ビジネスフォンには影響があるのか解説します
「IP網へ移行されても、ビジネスフォンの交換は必要ない」です
オフィスの顔でもある受付エントランス
来客者が一番最初に訪れるエリアでひと昔前は受付に受付担当者が居ましたが最近では「無人」です
この「無人」でも受付をしてくれるのが「受付電話機」です
受付電話機とは、来客者が受話器を上げるとオフィス内のビジネスフォン電話機が鳴動して来客者対応するシステムです
受付電話機はビジネスフォン主装置と接続し連携してます
ビジネスフォン主装置の単体電話機ユニットから電話線で接続し受付電話機を設置します
単体電話機ユニットとは?受付電話機・家庭用電話機・FAX機など単体の電話機が接続できるユニットです
まず、オフィスエントランスの顔である、受付台を設置します
電話配線は床下を通し、受付台の中に配線し受付電話機を設置します
折角の受付台に電話線が露出しないよう隠ぺいする事をおすすめします
なお、受付電話機の電力は、ビジネスフォン主装置から供給されますので電源やアダプターは不要です
オフィスエントランスに置く受付電話機はできるだけスタイリッシュなデザインに優れた電話機を設置します
一番多く導入されている受付電話機メーカーはJacob Jensen(ヤコブ・イェンセン)です
Jacob Jensen(ヤコブ・イェンセン)はデンマークを代表するデザイナー、ヤコブ・イェンセン自身の名前を冠して主催するデザインブランドです
Jacob Jensen(ヤコブ・イェンセン)T-1(シルバー・ゴールド・レッド)
Jacob Jensen(ヤコブ・イェンセン) HT20 デザイン電話機(シルバー・ホワイト・シャンパンゴールド・レッド・ブルー)
T-1は現在、半導体不足に伴い廃盤となり、同じデザインのHT20が販売されてます
T-1・HT20はの特徴は受付電話機本体が細く外観だけでは電話機のボタンが見えません
ボタンは受話器を上げると、受話器の裏側に配備されておりスタイリッシュなデザイン電話機です
Jacob Jensen(ヤコブ・イェンセン)T-3(シルバー)
Jacob Jensen(ヤコブ・イェンセン)HT60(シルバー)
T-3は現在、半導体不足に伴い廃盤となり、同じデザインのHT60が販売されてます
T-3・HT60はの特徴は、ビジネスフォンの多機能電話機に近く見た目が受話器とダイヤルボタンが別々になっている重厚感あるデザイン電話機です
現在、オフィスエントランスに置く受付電話機の半数以上はこのT-1・HT20かT-3・HT60です
その他、受付電話機メーカーとしてamadana(アマダナ)やHalte(アルテ)Bang & Olufsen(バングアンドオルフセン)もあります
受付電話機の設定は、ビジネスフォン主装置でデータ設定が必要です
運用例として、受付電話機の「受話器を上げる」・「内線番号を押す」の2通りです
①受話器を上げる:来客者が受付電話機の受話器を上げると、予め設定した内線番号の多機能電話機が鳴ります
全ての電話機が鳴るように設定すると、受付電話機の内線がオフィス内で一斉に呼び始める為、総務部など特定の部署や電話機だけ鳴るようにします
オフィス内で受付電話機から内線を受けた方は、社名を名乗り来客者が誰なのか確認します
②内線番号を押す:来客者が要件のある方の内線番号を直接呼び出す方法です
総務部・経理部・営業部・技術部などグループ分けされた内線番号を呼ぶことで、アポイントメントが入っている場合などすぐに対応が出来ます
ここで受付電話機を運用するに辺り重要な部分は、オフィス内のビジネスフォン多機能電話機に受付電話機からの内線と「すぐに判断できるように受付専用ボタン」を設定する事です
社内向けの内線がなった際には「はい、〇〇です」と名前だけ伝えがちですが、受付電話機からの内線は「社名を名乗る必要」があります
受付電話機からの内線と瞬時に判断できるようビジネスフォン電話機に「受付専用ボタン」と「内線音色」の変更を行いましょう
また、念の為ビジネスフォン主装置設定で、「受付電話機からの外線発信不可」にする事も忘れずに行いましょう
この設定をしてないと、外線着信時に受付電話機が鳴ったり、来客者が誤操作で受付電話機から外線発信してしまう事があります
NTT東日本・西日本が提供するINSネットディジタル通信モードが2024年1月に提供終了となります
現在ISDN回線をビジネスフォンで使用している場合、提供終了後に影響があるか?
ここではISDN回線の仕組みと、ISDN回線提供終了に伴うビジネスフォンの対策を解説します